Görev Tanımlamaları


Özel Kalem Müdürlüğünün Görevleri (03/09/2014 tarih ve 114 sayılı Meclis Kararı ile değiştirildi)

Madde 21- Özel Kalem Müdürü, Belediye Başkanı ve ilgili Başkan Yardımcısına karşı sorumlu olarak aşağıdaki görevleri yapar ;

a) Başkanlık Makamının protokol iş ve işlemlerini düzenlemek ve yürütmek,
b) Temsil ağırlama tören iş ve işlemlerini planlamak, koordine etmek ve yapmak,
c) Başkanlık Makamının resmi ve özel haberleşmelerini yürütmek,
d) Başkanlığın emirleri üzerine ilgili müdürlükler, kurum ve kuruluşlarla ilişki kurmak ve işbirliği yapmak,
e) Anma ve tören gerektiren özel günlere ilişkin Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğünce yürütülecek faaliyetlerin protokol işlerinin yürütülmesini sağlamak,
f) Belediye Başkanı ile görüşme talebinde bulunanların görüşmelerini planlamak,
g) Başkanlıkça istenilen belge ve bilgileri birimlerden temin ederek sunmak,
h) Resmi ve özel tebrik, teşekkür, taziye gibi konularda mektup ve telgrafların hazırlanması,
i) Başkanlık Makamının medya ile olan ilişkilerinin protokol işlerini yürütmek, 

j) Belediye Başkanı adına veya birimin görev ve sorumluluğuna giren konularda kurum içi veya kurum dışı yazılar yazmak veya yazılan yazılara cevap vermek.

k) Müdürlük çalışmaları dahilindeki konularda ihale dosyası hazırlamak ve doğrudan temin usulü ile alınacak mal ve hizmetlerin teminini sağlamak..

l) Müdürlükle ilgili evrakların dosyalama, yazışma işlemlerini düzenli olarak yürütmek ve takibini ve arşivlemesini yapmak.

m) Müdürlük büro malzemelerinin kullanımını, kontrolünü yapmak, gereksinimleri tespit ederek gidermek.

n) Belediye Başkanı ve ilgili Başkan Yardımcısının vereceği diğer görevleri yapmak,